Was eine Anfrage enthält
Anfragen erreichen Sie per E-Mail an die bestätigte Adresse Ihres Kontos. Sie enthalten die Reisedaten oder den Hinweis „Zeitraum noch offen“, die Reisegruppe mit Erwachsenen, Kindern, Kleinkindern und gegebenenfalls Haustieren, die Nachricht der Gäste und ihre E-Mail-Adresse. Unter „Anfragen“ sehen Sie alle Anfragen mit ihrem Versandstatus.
Eine Anfrage ist unverbindlich und reserviert nichts. Termin, Preis, Vertrag und Zahlung vereinbaren Sie direkt mit den Gästen; Ferienmomente ist daran nicht beteiligt und erhebt keine Provision.
Der Ablauf in vier Schritten
- Termin prüfen: Ist der Zeitraum frei, passt er zu Mindestaufenthalt und Anreisetagen? Bei „Zeitraum noch offen“ schlagen Sie zwei, drei passende Zeiträume vor.
- Preis berechnen: Nennen Sie den Gesamtpreis für genau diese Daten und diese Gäste – mit Endreinigung und verpflichtenden Zusatzkosten, getrennt von optionalen Leistungen und der Kaution.
- Rückfragen beantworten: Gehen Sie auf jede Frage aus der Nachricht ein. Fehlt Ihnen etwas, etwa das Alter der Kinder oder die Größe des Hundes, fragen Sie gezielt nach.
- Nächsten Schritt nennen: Wie geht es weiter, wenn die Gäste buchen möchten – Bestätigung, Anzahlung, Zahlungsweg, Frist?
Antworten Sie möglichst am selben Tag, spätestens innerhalb von 24 Stunden. Können Sie noch nicht verbindlich zusagen, schreiben Sie kurz, bis wann Sie sich melden.
Ein Antwortmuster zum Übernehmen
Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an und speichern Sie das Muster in Ihrem E-Mail-Programm:
Betreff: Ihre Anfrage für [Name der Unterkunft], [Anreise] bis [Abreise]
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage. Die [Ferienwohnung/das Ferienhaus] ist vom [Anreise] bis zum [Abreise] für [Zahl] Personen frei.
Für [Zahl] Nächte beträgt der Preis [Betrag], dazu kommen [Endreinigung Betrag] für die Endreinigung, insgesamt [Gesamtbetrag]. Die Kurtaxe von [Betrag oder Regel] wird vor Ort berechnet. Bettwäsche und Handtücher können Sie für [Betrag] pro Person dazubuchen.
Zu Ihrer Frage: [Antwort, zum Beispiel zum Hund, zum Parkplatz oder zur Anreisezeit].
Wenn Sie buchen möchten, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Ich schicke Ihnen dann die Buchungsbestätigung mit den Zahlungsdaten; die Anzahlung von [Betrag oder Anteil] ist innerhalb von [Frist] fällig, der Rest bis [Zeitpunkt]. Bis [Datum] halte ich Ihnen den Zeitraum gern frei.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Telefonnummer für Rückfragen]
Wenn der Zeitraum nicht passt
Auch eine Absage verdient eine kurze, freundliche Antwort. Nennen Sie den Grund in einem Satz und – wenn möglich – eine Alternative:
„Leider ist die Wohnung vom 3. bis 10. August schon vergeben. Frei wäre sie vom 10. bis 17. August oder ab dem 24. August. Gern halte ich Ihnen einen dieser Zeiträume bis Freitag frei.“
Passt die Unterkunft gar nicht, etwa weil mehr Gäste kommen, als Sie aufnehmen können, sagen Sie das offen. Gäste schätzen eine klare Absage mehr als keine Antwort.
Nach der Zusage
Sobald eine Buchung vereinbart ist:
- Tragen Sie den Zeitraum sofort unter „Belegung“ ein – eine Anfrage tut das nicht automatisch.
- Ergänzen Sie den Zeitraum in Ihren anderen Kalendern.
- Schicken Sie den Gästen rechtzeitig vor der Anreise Ihre Gästemappe mit Anreise, Schlüsselübergabe und Kontakt.
Nach dem Aufenthalt können Sie die Gäste unter „Bewertungen“ einladen, ihren Aufenthalt zu bewerten.
Checkliste für jede Antwort
- Verfügbarkeit klar bestätigt oder Alternative genannt
- Gesamtpreis für genau diese Daten und Gäste
- Verpflichtende Zusatzkosten, optionale Leistungen und Kaution getrennt
- Jede Frage aus der Nachricht beantwortet
- Nächster Schritt mit Frist
- Kontakt für Rückfragen
- Nach der Zusage: Belegung eingetragen
Häufige Fragen
Sieht Ferienmomente, ob aus einer Anfrage eine Buchung wird?
Nein. Ferienmomente leitet die Anfrage an Sie weiter; Buchung und Zahlung vereinbaren Sie direkt mit den Gästen. Damit der Zeitraum nicht noch einmal angefragt wird, tragen Sie eine vereinbarte Buchung selbst unter „Belegung“ ein.
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