Belegung aktuell halten und Kalender abgleichen

Legen Sie fest, welcher Kalender der führende ist – meist der Ihres Buchungssystems oder des Portals, über das die meisten Buchungen kommen. Jede neue Buchung tragen Sie zuerst dort ein. Alle anderen Kalender werden aus diesem versorgt: automatisch, wo ein Abgleich möglich ist, sonst von Hand.

Bei Ferienmomente fragen Gäste nur an; eine Anfrage trägt keine Belegung ein. Vereinbaren Sie mit Gästen eine Buchung, tragen Sie den Zeitraum deshalb selbst ein – im führenden Kalender und bei Ferienmomente unter „Belegung“.

Unter „Meine Unterkünfte“ öffnen Sie bei der Unterkunft „Belegung“ und tragen den ersten belegten Tag und den Abreisetag ein. Der Abreisetag selbst bleibt frei: Am Abreisetag Ihrer Gäste kann die nächste Anreise beginnen. Gastnamen oder Buchungsnummern sind nicht nötig. Änderungen gelten sofort, ohne erneute Prüfung durch die Redaktion.

Tragen Sie auch Zeiten ein, in denen Sie selbst in der Unterkunft sind oder renovieren. Alles, was nicht angefragt werden soll, gehört in den Kalender.

Mit Premium übernimmt Ferienmomente belegte Zeiträume aus bis zu fünf anderen Kalendern über deren iCal-Adresse – etwa aus Ihrem Buchungssystem oder anderen Portalen. Der Abgleich läuft automatisch etwa alle drei Stunden; mit „Jetzt abgleichen“ holen Sie Änderungen sofort.

Übernommen werden nur Zeiträume, keine Namen oder Preise. Würden durch einen Abgleich Belegungen wegfallen, etwa nach einer Stornierung, bestätigen Sie diese Änderung vorher. Ihre von Hand eingetragenen Belegungen bleiben getrennt erhalten. Wie Sie eine iCal-Adresse einfügen, zeigt die Anleitung zum iCal-Import.

Einen Kalenderexport bietet Ferienmomente derzeit nicht an. Buchungen, die über eine Anfrage bei Ferienmomente zustande kommen, tragen Sie in Ihren anderen Kalendern von Hand ein.

Nach jeder Buchung oder Stornierung

1. Im führenden Kalender eintragen oder austragen.
2. Kalender ohne automatischen Abgleich sofort von Hand anpassen.
3. Bei Ferienmomente mit „Jetzt abgleichen“ prüfen, ob der Zeitraum übernommen wurde.

Einmal pro Woche, zum Beispiel montags

1. Bei jeder Kalenderquelle den Status und den letzten erfolgreichen Abgleich ansehen.
2. Stichprobe: die nächsten drei Monate im führenden Kalender mit der Belegung bei Ferienmomente vergleichen.
3. Mit „Kalender ist vollständig – Stand bestätigen“ den Stand bestätigen.

Vor Ferien und Feiertagen
Prüfen Sie Weihnachten, Ostern und die Sommerferien besonders genau – in diesen Wochen kommen die meisten Anfragen, und Doppelbelegungen sind am ärgerlichsten.

Ein leerer Kalender kann frei oder nicht gepflegt bedeuten. Mit der Bestätigung sagen Sie Gästen, dass alle Belegungen eingetragen sind. Gäste sehen das Datum Ihrer Bestätigung, und Ihre Unterkunft erscheint in der Suche mit Reisedaten in der ersten Gruppe.

Ohne Bestätigung gilt Ihr Kalender als nicht bestätigt, nach 90 Tagen ohne neue Bestätigung als nicht aktuell. Die Unterkunft bleibt sichtbar und anfragbar, Gäste werden aber gebeten, die Verfügbarkeit zu erfragen. Der automatische Import bestätigt den Kalender nicht – das tun Sie weiterhin selbst, am einfachsten im Wochenablauf.

Zeigt eine Kalenderquelle „Fehler beim letzten Abruf“, prüfen Sie zuerst die Adresse im anderen System: Manche Anbieter erzeugen nach einer Passwortänderung oder einem Wechsel des Tarifs eine neue iCal-Adresse. Entfernen Sie die alte Quelle und fügen Sie die neue hinzu.

Bis der Abgleich wieder läuft, tragen Sie neue Buchungen von Hand ein. Zwischen zwei Abgleichen können Buchungen fehlen – eine Garantie gegen Doppelbuchungen ist der Import nicht.