Eine Gästemappe, die Rückfragen spart

Teilen Sie Ihre Informationen in zwei Teile:

Vorab gehört nur, was Gäste für die Reise und die ersten Minuten brauchen. Eine kurze E-Mail drei bis fünf Tage vor der Anreise wird gelesen; eine lange Mappe mit der Buchungsbestätigung meist nicht.

Beschreiben Sie den Weg so, als wäre der Gast noch nie in Ihrem Ort gewesen – besonders das letzte Stück:

• Adresse und, wenn das Navi falsch führt, ein kurzer Hinweis wie „Einfahrt hinter der Bäckerei, nicht über den Feldweg“.
• Wo geparkt wird und ob eine Parkkarte nötig ist.
• Ab wann Gäste anreisen können und was bei später Ankunft gilt.
• Wie die Schlüsselübergabe funktioniert: persönlich, Schlüsselbox mit Code oder Nachbar. Den Code schicken Sie erst kurz vor der Anreise.
• Eine Telefonnummer, unter der Sie am Anreisetag erreichbar sind.

Die Zeiten für Anreise und Abreise können Sie auch im Inserat unter „Preise und Aufenthaltsregeln“ angeben.

Legen Sie in der Unterkunft eine Seite mit den Dingen bereit, die Gäste sonst suchen oder erfragen:

• WLAN-Name und Passwort, gut lesbar – am besten zusätzlich am Router.
• Kurze Anleitungen für Geräte, die nicht selbsterklärend sind: Kaffeemaschine, Induktionsherd, Waschmaschine, Fernseher, Sauna, Kaminofen.
• Wo Sicherungskasten, Wasserhaupthahn und Ersatzlampen sind.
• Wie Heizung und Warmwasser funktionieren, besonders bei Holzofen oder Wärmepumpe.

Ein Foto des Bedienfelds mit zwei Pfeilen hilft oft mehr als ein Absatz Text.

Hausregeln funktionieren, wenn sie kurz und begründet sind. Fünf bis acht Punkte reichen:

• „Bitte ab 22 Uhr Ruhe auf der Terrasse – unter uns wohnt eine Familie mit kleinen Kindern.“
• „Rauchen bitte nur draußen.“
• „Hunde sind willkommen, aber nicht auf Betten und Sofa.“
• „Bitte keine Feuer im Garten außer im Grill.“

Wiederholen Sie dieselben Regeln, die Sie im Inserat unter „Weitere Hausregeln“ genannt haben – dann gibt es keine Überraschungen.

Eine Seite mit Nummern und Adressen gibt Gästen Sicherheit:

• Ihre Telefonnummer und wann Sie erreichbar sind
• Notruf 112, nächster ärztlicher Bereitschaftsdienst, Apotheke
• Taxi, Bushaltestelle mit Fahrplan-Link
• Supermarkt, Bäcker, Tankstelle mit Öffnungszeiten
• Ihre drei persönlichen Tipps: ein Spaziergang, ein Gasthaus, ein Ausflug bei Regen

Prüfen Sie diese Angaben einmal im Jahr – Öffnungszeiten und Busfahrpläne ändern sich.

Gäste möchten bei der Abreise nichts falsch machen. Schreiben Sie klar, was Sie erwarten – und was nicht:

• Bis wann die Unterkunft verlassen sein soll.
• Was Gäste erledigen sollen, etwa Geschirr spülen oder Müll mitnehmen, und was die Endreinigung übernimmt.
• Wo der Schlüssel bleibt.
• Ob Fenster geschlossen und Heizung heruntergedreht werden sollen.

Ein Satz zum Schluss verbindet: „Wir freuen uns, wenn Sie uns nach Ihrem Aufenthalt eine Bewertung schreiben.“ Die Einladung dazu schicken Sie unter „Bewertungen“.

Diese Gliederung können Sie direkt übernehmen und ausfüllen:

1. Willkommen: ein Satz zur Begrüßung, Ihre Telefonnummer
2. Ankommen: Parken, Schlüssel, erste Schritte (Licht, Heizung, Warmwasser)
3. WLAN: Name und Passwort
4. Geräte: kurze Anleitungen
5. Hausregeln: fünf bis acht Punkte
6. Müll: Tonnen, Trennung, Abholtage
7. Kontakte: Notruf, Arzt, Apotheke, Taxi
8. Umgebung: Einkauf, Bus, Ihre Tipps
9. Abreise: Uhrzeit, Aufgaben, Schlüssel

Drucken Sie die Mappe aus und legen Sie sie sichtbar in den Wohnbereich. Eine digitale Fassung als PDF können Sie zusätzlich mit der Anreise-E-Mail schicken.